労働時間の削減は「働き方改革」の重要な課題のひとつだ。

特に長時間労働、残業時間の削減に関しては、月当たり最大45時間のガイドラインを遵守するため、退社時刻に制限を設け、極端な長時間残業をなくそうとする試みもある。ただし、一方的に労働時間に制限を設けたところで、日々のタスクが減るわけではない。

つまり労働時間の削減は「生産性の改善」に加え、何をやり、何をやめるかの「棚卸」（取捨選択）とセットで進めることが肝要だ。会社から時短を指示されているが、成果を下げることはできない。そんな悩みを抱えているなら、ぜひ仕事内容の棚卸をして、ムダな作業をなくし、本当に必要な業務に絞った効率化を進めてほしい。

時短の課題は、自分のタスクを裁く時間が減少すること

ここで一般的なビジネスパーソンの1日を振り返ってみよう。

職種や組織内での役割などによって差はあるだろうが、大別するなら(1)情報共有や組織として動くために必要な決定を下す「会議や打ち合わせ」の時間、(2)会社から与えられた課題や、業務上必要な資料や書類を作成するのに必要な「作業」の時間、そして、(3)この枠に収まらない、急な問い合わせや、同僚・部下からの報告・相談に応える「イレギュラー」な時間によって構成されているだろう。

言い方を変えると、予定としてあらかじめ埋まった時間、自分で時間の使い方を決められる時間、自分以外の人に依存する時間だ。多くの人は、予定の隙間をかいくぐって作業時間を確保していくと思うが、業務時間内では必ず突発的な対応が発生するので、それを見込んでおく必要がある。また、自分のためではなく、人のために使う時間が思いのほか多いという点にも意識的になったほうがいい。

残業時間の削減という観点で考えた場合、課題は(2)の時間が不足して、定時からあふれてしまう点だ。その理由はしっかり考えたい。自分の力量に対して、こなす作業自体が多く消化しきれない場合が多いが、(1)と(3)の時間に圧迫されて、そもそも十分な時間が確保できていない場合もある。

生産性の改善と業務の棚卸の両面で時短を進める

働き方改革ではよく「生産性の向上」という言葉が使われる。これは作業をなるべく短時間で効率よくこなすことと言い換えられる。「便利なツール」の導入や適切な「時間管理」（自己管理）、そしてビジネスパーソン自体のスキル向上によって改善できる部分だ。

パソコンの導入、あるいは活用法を考える際に注目すべき点としては、どのような形で生産性を確保するかだ。古い世代のパソコンを使うことで、気付かないうちに業務効率が低下していることは多い。例えばVAIOが公表しているデータでは、2014年モデルと2018年モデルの性能差は3倍に迫るものとなっている。また、LTEの搭載など、アポイントとアポイントの間の隙間時間を有効活用できる機能なども追加されており、作業の時間をより効率よく使うことができる。

とはいえ、「時短」を進めるということは、仕事に使える時間の総量が減ることでもある。短時間で多くのタスクをこなすだけでは限界もあるだろう。経験を積んだビジネスパーソンは経験の浅い人に比べて、効率よく多くの仕事をこなせるが、そのぶん抱える業務も増えるので、1つ1つのタスクに掛けられる時間は減少していく。生産性に対する課題は常に目の前にあるものだ。

最近ではチームを率いながら、自分もプレイヤーとして率先して活躍する「プレイングマネージャー」が増えており、スキルはあるはずなのに、以前は消化できていた仕事がうまく回らないというジレンマを抱えるケースも多いだろう。

自分の作業に使う時間は、業務時間の外にはみ出しがち

時短のしわ寄せは、組織の核となる、中堅社員やリーダー、管理職などに及びやすいが、その理由の多くは、他人のために使う時間が業務を圧迫して、自分の作業をこなすための時間が確保できないためだ。特に、会議や打ち合わせなどの予定、あるいは同僚や部下とのコミュニケーション、飛び込みの問い合わせなど想定外の作業に割く時間は自分の都合だけでコントロールすることが難しい。

例えば、1日10時間程度働いているプレイングマネージャーがいて、(1)会議やアポイントなど予定が決まった仕事に40％（4時間）、(2)外部からの問い合わせや、それに関連した部下からの相談などに25％（2.5時間）、(3)自身のタスクの消化に35％（3.5時間）を割いていたとする。

簡単にシミュレーションすると、ここで労働時間を10％削減（つまり1日9時間に制限）せよという指示が会社から下った際、これを作業の効率化だけでカバーしようとすれば、1日で使える時間は2.5時間に制限されてしまう。1時間と思うかもしれないが、自分の作業に使える時間が30％近く減ってしまうと考えれば、1ヵ月、1年のスパンで見ればかなりの負担である。

会議や打ち合わせの負担を軽減するにはIT活用が有効

となるとやはり（1）の時間をどう調整していくかが課題になるのは明白だろう。会議や打ち合わせの時間を減らす方法にはいくつかのポイントがある。

まずは「会議・打ち合わせ自体の削減」だ。本当に必要なのかを検討し、絞り込む必要がある。次に「会議時間の削減」だ。事前に論点を絞り込み、終了時間を決めて効率よく時間を使う必要がある。「出席者の絞り込み」も有効だろう。

会議の出席人数が増えれば、全員が発言する機会は減る。発言がないのであれば、会議には参加させず、結果だけを伝えることでも目的を果たせる。参加人数が増えると、話が脱線して、会議により多くの時間がかかることもある。これらは組織の時間効率を高めるという観点でも意味がある。

盲点になりがちだが、打ち合わせのために生じる移動時間も短縮すべきだ。遠くない距離でも、前後の往復になれば1時間程度のロスを見込まなければならない。業務に使える1日の時間を想像以上に圧迫してしまう場合が多いだろう。

幸いなことに、ITの活用はこうした負担を減らしてくれる。会議の内容が「議論」ではなく「報告」が中心なのであれば、メールを活用したり、資料をクラウドに上げて各自が目を通すようにする方法もとれる。これに基づいた疑問や課題が発生した際には、チャットツールなどを利用して、担当者に直接聞いたり、論点を事前にあぶりだすこともできる。そのためには、LTEなどで常時つながる状態を確保しておけば効率的だ。本当に必要な議論や、決めるべき内容、そのために誰が議論に参加すべきかが意識化されれば、必要な人員の参加に絞った短時間の会議が実施可能だろう。

また、時間を決めて打ち合わせする場合でも、ウェブ会議などを活用すれば、移動時間の削減が可能だろう。アポイントとアポイントの間の隙間時間も減少し、より効率的に1日の仕事を終えられるはずだし、自分のタスクをこなす時間を確保しやすくなる。

働き方改革におけるIT活用というと、個人の作業の効率化に関心が行きがちだが、組織としての生産性を考えた場合、タスクの効率化を図るといった方向に思考が進みがちだが、これだけでは十分ではない。常にネットにつながり、どこでも作業できる高性能なモバイルノートはその助けになるはずだ。

特に企業で、LTE内蔵型パソコンを導入することは、Wi-Fiルーターなどを携帯して、通信環境を維持するという以上の意味がある。例えば、パソコンを持ち運ぶ機会が増えるとおのずと問題になるセキュリティの担保については「TRUST DELETE Biz for VAIO PC」のようなソリューションが有効だ。仮に紛失や盗難の被害に遭った際にも、遠隔消去などの対策がとれたり、社内規定の目を潜り抜けた（悪意をもたない）データの持ち出しなどの防止にも役立つだろう。

機器を選ぶ際には、生産性・会議／打ち合わせの削減・セキュリティの軸で最適なものを選びたい。