会議の効率化のため、電話会議、テレビ会議、ウェブ会議など、テレカンファレンス（リモート会議）のためのシステムを導入する導入する企業が増えてきた。

企業の生産性を維持する上での人材の確保は課題だ。そこで働き方改革では、テレワーク（在宅勤務）など、柔軟な働き方を認め、様々な事情で会社にフルタイムで出社できない人でも働ける環境の整備を促している。一方で、在宅でもオフィスと変わらない業務を遂行するには、コミュニケーションの問題もおろそかにできない。働く場所の制限をなくしつつ、オフィスで働くのと同レベルの円滑な意思疎通を図れる環境の整備が必要だ。

まずはウェブ会議の特徴をおさらい

ウェブ会議の進化は著しい。単に会話ができるだけでなく、現在ではインターネットを介して音声や映像、さらにPCの画面まで共有した会議もできるようになっている。会議室に人が集まり、資料に目を通しながら対面で議論するのと変わらない使い勝手が得られると言っていいだろう。

より具体的な利点に入る前に、簡単にウェブ会議を含む「テレカンファレンス」システム全般について触れておこう。導入のしやすさや機能の面で、パソコンやスマートフォンを使ったウェブ会議に注目が集まりつつあるが、昔からある電話会議やテレビ会議なども依然として活用されており、それぞれにメリットがある。

まずは「電話会議」から。これは音声を中心に意思疎通を図るごくシンプルな方法だ。映像などは送れないため一見すると時代遅れな方法に感じるかもしれないが、「通信環境やアクセス権を整備する必要がなく、電話さえ掛けられれば社外からも会議に参加できる」というメリットがある。

方法としては、直接電話をするだけでなく、サービス提供会社が指定するアクセスポイント（電話番号）に参加者が電話して、仮想的な会議室に入出するといったものがある。そうすることで離れた場所にいる多点間でも会話ができるわけだ。

料金に関しては従量制が多く、初期導入コストは低い傾向がある。また参加側には、電話機さえあればいいので、会議用の機器をそろえるための初期投資も抑えられる。電話回線を使って接続する方法に加えて、より安価な通信手段である「VoIP」を利用することも可能だ。

デメリットは映像のやり取りができないため、相手の顔をみて話したり、資料をリアルタイムで共有できない点だが、接続のしやすさなどもあり以前有用なものと言えるだろう。

次に「テレビ会議システム」。これは専用のシステムを会議室に設置して、離れた場所にいる人も、同じ部屋にいるような感覚で、会議に参加できるものだ。大画面のテレビや映像・音声のやり取りに使う専用の機器を導入する必要があり、初期導入コストや運用コストは高くなる傾向がある。とはいえ、そのぶん映像品質の高さや複数ユーザーで使用した場合の安定性など専用機ならではの使い勝手が考慮されており、環境さえ整備すれば、使い勝手のいいものになる。

そして最後が「ウェブ会議」だ。これはウェブカムを搭載したパソコンや、スマートフォンなど普段使っている端末を利用して、初期投資を抑えつつリモート会議が実施できるようにするというものだ。手軽に始められ、回線や性能の負荷がそれほど高くない、少人数の打ち合わせであれば、品質面でもそれほど不満がない。パソコンを接続すれば、画面共有などももちろん可能だ。

ユーザーが普段使っている機器からのアクセスであるため、会議室を用意することなく、外出先や自席などから参加が可能。またパソコン画面の共有機能などもあるため、作成した写真やPowerPointの資料などを示しつつ、より深い議論を進めることができる。チャットツールなどと連動して使えるものが増えており、普段の議論はチャット上で済ませておき、議論が込み合ってきた際には会話に切り替えるも容易になってきた。

テレワークやモバイルワークが主流になり、常にパソコンやスマートフォンが手元にある現在であれば、導入のハードルが低いし、普段作業しているパソコン内にあるデータを簡単に共有できる点がメリットになるだろう。

ウェブ会議の盲点は、電話との共存

ウェブ会議を実現するためのツールとしては、Skype for Businessの機能を移行したマイクロソフトの「Teams」のほか、ビジネスチャットツールの「チャットワーク」、あるいは個人向けのサービスではあるが、「Facebook Messenger」などのSNSを仕事のやり取りで活用する場合もあるようだ。

参加するクライアント（端末）としては、やはりパソコンが基本だが、スマートフォンなども利用できる。電話と変わらない使い勝手で利用できるため、使用のハードルが低いように思える。

ただしここで問題になってくるのが、電話との共存だ。

企業では連絡手段として電話が多く使われている。ウェブ会議を使用している際に、電話で連絡が入ってしまうと会議を中断するか、あるいは後から折り返す必要がある。

この問題を回避するには、ウェブ会議は基本的にパソコンで実施し、スマホは電話用に残していくのが、現実的な解決策かもしれない。機器は2つ必要だが、上述したような問題は避けられる。

同僚との会話であれば、メッセージ機能などを利用していく形に徐々に移行していけばいいが、取引先となれば話は変わってくる。企業がテレワークを導入する際のハードルの一つと言えるだろう。

なお、テレワークでは会社にかかってきた電話を在宅でどう受けるかも課題になる。Microsoft Teamsには「Direct Routing」機能という、Teamsから固定電話や携帯電話と直接通話が可能になる機能が用意されている。これはTeamsをPSTN（Public Switched Telephone Network：公衆交換電話網）に接続するための仕組みだ。また、クラウドPBXの仕組みを活用して、従来はオフィス内に設置していて、電話機や内線を増やす際の手間や設置費用を抑えられるようになっている。Teamsを電話機として利用すれば、電話の転送で、在宅勤務時にも外線電話に出られるようになる。

これらの機能を利用すると、電話から会議へ参加することも可能となる。電話会議のメリットがいまだにあるという点に触れたが、会議で重要なのは映像より音声である。音声さえ伝われば、内容は理解できるので、通信環境の状態によっては、クリアに聞き取れる電話回線を使ったほうがいい場合がある。

いずれにしても、テレワークなど本格的なビジネス利用を想定するのであれば、パソコンを使ったウェブ会議を導入するのが適していそうだ。そのためには、LTEなどで常時接続可能な環境や、外出先でも使いやすい軽量性や性能といった条件が求められる点は言うまでもない。

モバイルワークと連携した時短や生産性の向上という観点でもリモート会議は役立つ。外回りが多い営業マンの時間効率を考えた場合、出先から会議のためだけに会社に戻り、また別の会社に赴くというのは非効率だし、移動のためのコストがかかり、体力も消費する。必要のないことで疲れてしまっては、生産性の向上という観点でも有効ではない。

会議となれば、多忙な参加者の都合を揃える調整も大変だ。会議日程が後ろ倒しになった結果、意志決定が遅れ、ビジネスチャンスを逃すということがあってはならない。

ウェブ会議、そしてIT導入はこうした課題にも応えてくれるだろう。

働き方改革では、ムダな会議を減らす一方で、重要な会議はより効率よく濃密なものにする必要がある。一方でビジネス面では、組織に対してより早い判断が求められている。そのためにウェブ会議は必須のサービスであり、電話と同じぐらい重要なビジネスインフラと言えるだろう。