働き方改革が叫ばれて、すでに3年ほどの時間が経過している。しかし、いまだにどこから手を付ければいいのかわからないという企業も多い。モバイルワークを実現するモバイルマシンの導入がもっともわかりやすいが、モバイルワークを始めようとしたとき、また新しい壁にぶつかるだろう。

そんな課題の中に、ペーパーレス化やコミュニケーションといったものがある。紙の資料と、同じ場所に集まった会議や打ち合わせで進んでいたビジネスを、根本から見直す必要がある。ここで紹介するのは、富士ソフトのペーパーレスシステム「moreNOTE」とペン操作にも対応したディスプレー着脱式のノートパソコン「VAIO Pro PA」の組み合わせだ。両社のタッグはビジネスのどこに効くのか？　それぞれの担当者に聞いた。

手書きだからスムーズにペーパーレス化可能

−−まずは富士ソフトでmoreNOTEの開発を担当している小宮山さんに、moreNOTEの開発に至った経緯と、オフィスでの効果的な活用法についてお聞きしたいです。

小宮山卓さん（以下小宮山）：「moreNOTEは、もともとiPad向けのアプリケーションとして開発を始めました。紙で持ち歩く資料をiPadに入れて、外出先のどこでも閲覧できるクラウドサービスを作ろうと思いました。開発・販売を進めていく中で、ビジネスの現場ではiOSだけでなくWindowsの端末でも使いたいという要望が多く、Windows版を開発したのが2014年になります。

現在は、紙資料として印刷していたものをWindowsマシンやタブレットに入れて見られるようにしたり、お客さま先でプレゼンテーションしたり、外出先から社内の会議に参加したりと、どこからでも仕事ができるサービスとしてご利用いただいています。

特に会議の場合、今までですと会議室に集まって同じ資料を配布するか、プロジェクターを準備しないと会議はできませんでした。moreNOTEを使うと、タブレットやPCさえあれば参加場所を選ばず、例えば外出先からでも同じ資料を見ながら会議に参加できます。

また、営業マンがお客様へプレゼンテーションする際も、今までであれば紙に資料を印刷して持っていきましたが、直前に資料に間違いがあったときの修正は難しいものです。moreNOTEであれば、打ち合わせ直前でも資料を修正し、それをそのままプレゼンテーションできます」

−−実際に御社でも活用していらっしゃるそうですね。

小宮山：「社員全員にタブレットを支給して、moreNOTEでペーパーレス化しています。なかでも経営会議は5年ほど前からすべてペーパーレスで行っています」

−−どのぐらいの効果が得られるのでしょう。

小宮山：「ペーパーレス化以前は、経営会議に向けて5、6人の社員が7、8時間かけて資料を印刷していたと聞いています。もし資料に間違いが見つかれば回収して一から印刷し直しになるため、かなりの労力とコストがかかっていました。その後、ファイルサーバを使って会議室に設営されたノートパソコンから資料を閲覧する運用にしましたが、資料の視野性や操作性に課題がありました。moreNOTEでこれらの課題が解決できたため、ほぼすべての会議を今ではmoreNOTEで実施しており、全社だと月間100万枚ぐらい紙を削減できています」

−−導入したときに社員の反応はどうでしたか？

小宮山：「紙の削減コストはもちろんですが、苦労していた作業工数がかなり圧縮されましたので、会議の事務局の負担は大幅に軽減されました。会議に参加している役員も、こういった機器に慣れている人と、そうでない人がいましたので、最初は戸惑いもありましたが、1度使った人の多くが『これなら使える』と思ってくれました。いまではmoreNOTEなしの会議はあり得ないと感じるレベルになっています。

特に評価されているのは、見ている人全員に同じページを表示し、今どこの内容を話しているのかわかることです。ここは円滑に会議を進行していくうえで重要です。さらに、重要なポイントをポインター機能を使って指し示すことで、コミュニケーションが途切れることなく、スムーズに会議を進められます。これらが自然に受け入れられた要因でしょう。その他、会議資料を持ち歩きやすくなった点、カレンダー画面から過去の資料を探しやすくなった点も好評です」

2in1マシンVAIO Pro PAが最適な理由

VAIO Pro PAが発売されたのは、2018年11月。これまでにない2in1マシンとして、開発に3年ほど掛けた製品だ。タブレットとしてタッチ操作はもちろん、ペンも利用できるPAは、法人向けのソリューションとして、moreNOTEを提供。積極的に活用方法を提案している。

−−なぜVAIO Pro PAでmoreNOTEを提供することにしたのでしょう

黒崎大輔さん（以下黒崎）：「2in1マシンの新しい使い方を提供していくなかで、さまざまなペーパーレス会議システムを検討しました。

その中でも、moreNOTEを選んだのは、操作が非常にシンプルであること。VAIO Pro PAもどちらかというと、これからペーパーレス化を進めたい人たちに提案したかったので、ペーパーレスでの会議を初めて使った際にも、誰でも簡単に使い始められ、活用できることが重要なテーマでした。つまり、これまで紙を使っていた人でも、スムーズに入れる作りになっているところが、moreNOTEを選んだ大きなポイントだったのです。

また、PAではペンの活用も重視していました。moreNOTEと組み合わせれば、紙と同じようにメモも取れたり、遠隔地から会議に参加しても、ホワイトボードとして利用できるなど、ペンを使って描き伝えられます。またmoreNOTEはプレゼンターだけが書けるのではなく、途中でプレゼンターを切り替えて、書き込みができるのもポイントですね。

最後に、PAは営業マンに持って行ってほしいと考えています。ペーパーレス会議だけでなく、資料の共有にも使えるように考えられていて、そういうシステムがなかなかない。これら2つのシナリオをカバーしているのはmoreNOTEだけでした」

紙をなくすことが目的ではなく、どこでも働くために必要なこと

−−確かにPAはペーパーレス化を実現するには最適なマシンですね。法人において、ペーパーレス化という意識は高いのでしょうか？

小宮山：「この1、2年でかなり高くなりました。ペーパーレスはやはり紙の印刷費を削減できるというのはもちろんなのですが、そこが本質ではなく、紙の所在に縛られず、どこからでも仕事ができるということ、効率的な仕事につながる社員の働き方の満足度の向上がペーパーレスのいちばんの効果だと思います。

ペーパーレス化でいちばん気にされるのは、手書きの部分かもしれません。紙資料の余白に手書きで書き込んでいたものを、ペーパーレスになるとできないのではという部分が心配されることが多いですが、実際にペンの書き心地を試していただくと、安心して下さいます」

−−導入にあたって、ユーザーから多く寄せられる声は？

小宮山：「初めてペーパーレス化を導入するのは、どの企業も不安なんです。うまく運用できず『経営者に怒られるのでは』という不安を抱く方もいますが、一度使ってみると簡単で、安心したと言ってくださる方が多いですね」

黒崎：「まさにそういう、使ってみるのが不安だと思っているお客さんにこそ、moreNOTEとPAをセットにしてオススメしたいですね。moreNOTEを新規に導入するとなると、2つの選択肢があります、

1つはタブレット端末を新規に導入すること。もう1つはPAのような2in1を入れること。タブレットを導入すると、パソコンとタブレット2台になるので当然コストも掛かるしデバイス管理も増えてしまいます。一方、従来の2in1ではPCの使い勝手がだいぶ変わってしまう問題がありました。ペーパーレスの不安だけでなく、今までのPCでやっている業務のスタイルまで不安になってしまうのは避けたくなります。

その点PAは、今までのPCの使い勝手をキープしたまま2in1にしたというコンセプトが効いてくると思っています。それによりPCのことは心配いらないから、ペーパーレス化のことだけを新しくチャレンジできる。しかもmoreNOTEだから簡単なので、新しく導入しようとしている人の不安やリスクを最小限にするセットだと思います」

−−機密情報を扱っている企業にとっては、セキュリティが気になります。

小宮山：「moreNOTEは、セキュリティに関して万全の対策を施しています。moreNOTEに登録した資料は全て暗号化されて保存されていて、moreNOTEを介してのみ復号化されるので、HDD上に資料がダウンロードされても、暗号化されているので抜き出しても閲覧できません。ファイルの閲覧は管理者が履歴も取れ、資料の公開期限が終わったら、いつでも停止できます。停止すると社員の端末にダウンロードされていても、すべて消えるところまでコントロールしていますので、資料が意図しない漏洩をしないしくみになっています」

−−moreNOTEの活用の場は、会議や営業活動以外の事例も多いのでしょうか

小宮山：「例えばセミナーで活用したり、株主総会では株主さまの席にタブレットを置いて資料を用意したりしています。弊社の入社式でも全員の席にタブレットを置いて資料を見られるようにしています」

−−大人数での利用となると、通信まわりのほうが気になります。

小宮山：「データ通信の量が、なるべく小さくなるように設計しています。いつも電波が安定しているとは限りませんから、ネットワークの負荷を極力かけないよう工夫し、遅延を抑えて快適に使っていただけるように開発しています」

−−最後にそれぞれ今後の抱負を。

小宮山：「どこからでも資料を閲覧でき、仕事ができるという世界を実現するためにmoreNOTEとして何が貢献できるか考えてきました。とりあえずmoreNOTEに資料を入れておけば、後から簡単に探し出せて確認できる安心感を届けていきたい。より探しやすくて使いやすい製品を目指したいですね」

黒崎：「PAは業界でも後発の2in1マシンです。その分、最初にチャレンジした人たちのノウハウを活かして作られています。苦労してきた部分を解決されている最新世代の2in1だと思っています。これから始める方にもトラブルなくハードル低く導入していただけるような製品になっていると思うので、広く使っていただきたいですね」

働き方改革を進めるためにモバイルマシンを導入する企業は多い。ただそこから費用対効果出すために、生産性向上につながる施策を打ちたいという要望が出てくるはず。そんなときに、moreNOTEとVAIO Pro PAとの組み合わせは、社内改革となる施策の1つになるはずだ。