Office 365にすべき理由

1月に「Office 2016」以来、約2年半ぶりのメジャーアップデート版となる「Office 2019」が発売された。Officeは、約3年ごとにメジャーアップデートされてきたが、昔のようにパッケージ販売ではなく、ダウンロード提供が基本になっている。店頭でも販売されているが、ライセンスカードを購入するだけで、アプリ自体はネットからダウンロードすることになる。

これに対して、2011年からサービスを開始しているクラウドサービス「Office 365」は、いつでもどこでも働ける環境を提供すべくデスクトップアプリだけでなく、スマホやタブレット、ウェブブラウザー上でも利用できるようにした。さらに、OneDriveは1TB利用可能で、チームでファイルを共有したり、共同作業したりすることが容易だ。

また、常に最新機能が提供されているのも特徴の1つ。Office 2016が登場した以降、320以上もの機能が追加されている。Office 2019では、そのうち一部を追加したものだ。時代の流れは早くなっており、求められる機能をすぐに提供できるOffice 365は、そのまま生産性につながるとマイクロソフトは主張する。

Office 2019は永続ライセンスなため、購入すればサポートが終了するまでずっと使える。1ライセンス当たりインストールできるマシンは2台までだ。一方Office 365は月額利用制のサブスクリプション方式を採用。毎月利用料を支払うことで使えるものだ。1ライセンス当たりデスクトップ版もスマホ版、タブレット版それぞれ5台までインストールできる（利用するプランによって違う）。

働き方改革により、モバイルワークやテレワークが浸透している企業が増えてきているが、1人1台という時代はもう古い。パソコンにスマホ、タブレットを会社から支給されたり、自宅にあるマシンでも利用したりと、1人で複数台所有しているのは当たり前。そうなると複数台のマシンにインストールして利用できるのは非常にありがたい。また、スマホ版やタブレット版は無料でも提供されているが、閲覧しかできない。編集をしたい場合はOffice 365を利用する必要がある。

スマホやタブレットでも基本的な編集は行えるので、簡単な作業ならパソコンを広げなくても作業ができる。どんな環境でもどんな場所でもあらゆる状況の中でも作業できるというのは、働き方改革では重要なことだ。ちょっとした作業のために、わざわざ外出先から会社へ戻らないとなれば、時間の無駄である。

作業するファイルは、OneDrive上にあげておけば、いつでもどこでもアクセスできる。なによりWindowsとシームレスにファイルへアクセスできるため、ローカルで扱っているかのように作業できる。最近のモバイルノートは、SSDが主流のため、大容量というわけにはいかない。そんなときでも、OneDrive上にあるファイルをすべてダウンロードすることなく、必要なファイルだけダウンロードする仕組みが用意されている。このため、たとえ容量の少ないストレージであっても逼迫せず、かついつでもすべてのファイルにアクセスできる。

ファイルを共有しようとしたときも、メッセージアプリやメールにファイルを添付するのではなく、Windows上から手軽に共有リンクを作成し、そのURLを貼るだけ。もちろんアクセス権も設定できるので、セキュリティー的にも安心だ。

共有したファイルは、複数のユーザーが同時に編集作業できる。誰が作業しているかもわかり、編集をブロックしたり制限をかけたりすることも可能。定期的にバックアップを取っているため、バージョン履歴で保存された過去のデータを取り戻せる。編集しすぎてもとに戻したいといったとき便利だ。

最近追加された機能として特徴的なものをいくつか上げよう。

ほかにも細かい機能やインターフェースの改善なども含め、随時バージョンアップするOffice 365は、その時代にあった使い勝手を提供し続けてくれる。

Office 365を活かすにはモバイルパソコン選びが重要

このようにOffice 2019を導入するより、Office 365を導入したほうが生産性を高めることは間違いない。Office 365と一緒にチョイスしたいモバイルワークの条件としては、持ち運びやすくて堅牢性も高く、オフィスで使っているのと変わらない快適さといつでもどこでもネットに接続できること。仕事の生産性を高めるVAIOなら、これらの条件をクリアし、LTE搭載モデルを豊富に取り揃えているので、利用する環境にあわせて選択できる。

14インチ液晶を搭載し4K液晶搭載も可能なVAIO Pro PKを始め、デタッチャブル式2in1のVAIO Pro PA、11.6インチ液晶を搭載したクラムシェルタイプのVAIO Pro PFなど、どの機種にもLTEモジュールの選択が可能だ。とくにVAIOのこだわりは3キャリアに対応するだけでなく、電波強度の高さ。液晶の上部にアンテナを設けることで、たとえ机に金属が入っていても電波が入りやすいようになっている。電波の強さは即転送速度に直結するので、クラウドサービスを使うこなす上で重要な要素となってくる。

さらに、VAIOはLTE over IP技術を用いたリモートアクセスソリューション「VAIO Secure SIM」を提供している。モバイルワークでいちばん心配なのが通信のセキュリティーだ。公衆無線LANを使うのはもってのほか。VPN接続ならセキュリティーは確保されるものの、接続する手間があり、接続を忘れてしまったら漏洩のリスクが発生してしまう。逆に常に閉域網への接続にしてしまうと、通信コストが上がるだけでなく、Wi-Fiが使える環境でも使えないのは使い勝手が悪くなる。

VAIO Secure SIMなら、LTE回線でもWi-FiでもSIM認証によるVPN接続なため、常に安全。通信コストも抑えられつつ、使い勝手もいいのが特徴だ。Office 365のサービスとも専用回線で接続するため、社内のネットワークがアクセス集中になることもない。

Office 365には、法人向けとして「Office 365 Business」や「Office 365 Business Premium」など含まれるサービスによって違う。Office 365 Businessなら年間契約したとき1ユーザーあたり月額900円（税別）となり、3年間使っても3万5100円。Office Home & Business 2019は3万4800円（税別）なので3年ごとに切り替えていくのとほぼ同じコスト。それでいて、最新機能が常に追加され、ブラウザーアプリやモバイルアプリが利用でき、OneDriveも1TB使えるので、実はOffice 365はかなりコスパがいい。VAIO + Office 365は、仕事の生産性を高める最強のタッグと言えるだろう。